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NOTIONS DE BASE

Il existe une norme AFNOR (Association Française de NORmalisation) référencée NF Z 11-001 qu’il convient de respecter. Mais les entreprises ou toute autre organisation adoptent quelquefois des présentations non conformes à cette norme, afin de donner un caractère plus personnel.

La lettre normalisée comporte 5 zones. Les zones 1 2 et 5 sont préimprimées ou constituent des constantes mémorisées dans un modèle.

Marges

1. Utilisation de papier pré-imprimé              MH 3,8 cm, MB 1,5 cm MD et MG : 2 cm

2. Utilisation d’un modèle avec constante     MH 1,3 cm, MB 1,5 cm MD et MG : 2 cm

Pour réaliser votre travail,

vous utiliserez le fichier

lettre au client

Voir ci-après l’utilisation des zones

ZONE 1 :             mentions obligatoires concernant l’expéditeur (en-tête)

ZONE 2 et 5 :      autres mentions concernant l’expéditeur

ZONE 3 :             désignation et adresse du destinataire, écrite sur 6 lignes aux maximum ; commence entre 13,5 et 10,5 cm du bord droit. Cet emplacement sert uniquement pour que l’adresse soit visible dans les enveloppes à fenêtre.

Informations contenues dans chaque ligne

1 titre et nom du destinataire (en majuscules)
2 qualité ou nom de la société (laisser la ligne blanche si aucune mention)
3 résidence, bât porte étage (laisser la ligne blanche si aucune mention)
4       numéro de la voie (exemple 34 bis) non suivi d’une virgule
         type de voie (exemple boulevard) en minuscule (n’abréger que si le nom est très long)
         nom de la voie (Bouès) : si précédé de l’article de, de la, des en minuscules
5 commune (si différente du bureau distributeur) (laisser la ligne blanche si aucune mention)
6 code postal (sans espace) suivi du nom du bureau distributeur en majuscules

ZONE 4 :             références et corps de la lettre. Toute liberté est laissée à l’émetteur pour disposer les éléments de cette zone.

Les pièces jointes (PJ) sont souvent placées après l’objet car l’indication permet de vérifier immédiatement l’exactitude des documents joints.

La signature comprend la qualité et le nom du rédacteur. Elle peut être mise sur deux lignes proches ou au contraire éloignées de plusieurs lignes. Exemple :

CONSEILS

·      Faire un retrait de paragraphe à la première ligne de chaque paragraphe (usage très français)

·      Séparer les paragraphes par un double interligne

·      Justifier les paragraphes du texte